Aupair Office ist ein Verwaltungsprogramm für Au-pair Agenturen. Mit dem Programm lassen sich Gastfamilien-, Au-pair und Partneragenturendaten verwalten. Aupair Office bietet den Komfort einer modernen Datenbank. Der Benutzer kann seinem Kunden nach jedem Kundengespräch seine persönlichen Notizen zuordnen. So kann er zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal genau nachsehen, was besprochen wurde. Eine Terminverwaltung erinnert rechtzeitig an wichtige Termine. Neben Kundendaten werden Angebote und Verträge verwaltet. Als weitere Funktion können Aus- und Einnahmen überschaubar gelistet werden.
Die Schnittstelle zum Textverarbeitungsprogramm „Word“ erlaubt automatische Erstellung von Au-pair-Verträgen im Word-Format. Au-pair- und Familien-Daten aus Internet- und Word-Formularen können importiert werden.
Ebenfalls können Adressdaten von Gasteltern aus den Datenbanken www.au-pair-agenturen.de und www.au-pair.com (Au Pair Wizard) importiert werden.
Praktisch ist die Selektionsfunktion, mit der eigene Statistiken erstellt können. Der Benutzer hat die Möglichkeit, sich mit ein paar Mausklicks einen Überblick über einzelne Bereiche seiner Agentur zu verschaffen. Beispielsweise kann schnell eine Übersicht erstellt werden, die einen Überblick über noch ausstehende Zahlungen von Vertragspartnern gibt. Ebenso mühelos erhält der Benutzer eine Übersicht über alle eingereisten und alle ausgereisten Au-pairs. Es können auch bestimmte Zeiträume betrachtet werden, wie zum Beispiel die Anzahl der Umvermittlungen in einem bestimmten Jahr.
Komfortabel ist die Verbindung zum Telefon. Das Programm verfügt über eine Tapi-Schnittstelle. Beim Klicken auf eine Telefonnummer wird die Nummer automatisch vom Programm angewählt. Das Eintippen einer Nummer entfällt. Ein integrierter E-Mail Client ermöglicht das direkte Versenden von E-Mails aus Au-pair Office.
Die sogenannte intuitive Steuerung lässt erahnen, was als nächstes angeklickt werden muss, um zum gewünschten Ziel zu gelangen. Es müssen keine langen Bedienungsanleitungen studiert werden. Auch Benutzer, die wenig PC-Erfahrung haben, können sich schnell im Programm zurecht finden.
Au-pair Office eignet sich für kleine und große Büros. Bei mehreren Rechnern, die im Netzwerk mit einander verbunden sind, kann das Programm auf allen Rechnern installiert werden. Gibt einer der Benutzer Änderungen ein, sind diese für alle anderen Benutzer aktuell einsehbar.
Das Programm bildet die Grundlage für eine moderne Bürokommunikation. Aupair-Office spart Zeit und verschafft Agenturen einen geordneten Überblick über alle Geschäftsprozesse. Alle Daten werden in einer Datenbank-Datei im MS-Access-Format gespeichert und können leicht gesichert werden. Fehlerquellen und Datenverluste werden reduziert.
Interessierte Agenturen können das Programm vor dem Kauf zunächst unverbindlich testen, um sich von den Funktionen zu überzeugen.
Die Testversion kann kostenfrei beim Hersteller Au-pair Office angefordert oder von der Homepage heruntergeladen werden.
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